Die Idee vom papierlosen Büro hält Einzug in die europäische Orchesterwelt. Das Bamberger Symphonieorchester versuchte bereits im Jahr 2000 auf herkömmliche Notenblätter zu verzichten. Die Musiker sollten ihre Noten von Laptops ablesen. Allerdings empfanden die Musiker die Laptops als zu groß und unhandlich. Das Projekt, das erste papierlose Orchester der Welt zu werden, dauerte daher nicht lange. Weiterlesen »

Mit dem ScanSnap und Apple Spotlight wird Dokumentenmanagement zur „sexy Angelegenheit“. So jedenfalls sieht das Clemens Schrimpe, ein Experte aus dem Podcaster-Team von mobileMacs. Vor allem die vorletzte Folge der beliebten Podcast-Reihe sollten Sie nicht verpassen. Selten wurde so unterhaltsam über Buchhaltung, Steuererklärung und Dokumentenmanagement berichtet.

Clemens erklärt, warum ein Dokumentenscanner mit einer guten Software und vor allem einer guten Texterkennung viel Zeit und Organisationsaufwand sparen kann. Und wofür man ihn im Alltag am besten einsetzt. Weiterlesen »

Bereits über zwei Millionen ScanSnap-Scanner sind weltweit im Einsatz. Und immer mehr Unternehmen und Selbstständige planen die Anschaffung eines Dokumentenscanners. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um zu handeln? Hier die fünf ultimativen Gründe, an denen auch Sie erkennen können, ob Sie bereit für ein „Yes, I scan!“ sind: Weiterlesen »

Wie bringt man Papier am besten in den Computer? Diese Frage hat sich Ivan Blatter, Trainer, Berater und Referent zu Themen rund um Zeitmanagement, gestellt. In seinem Blog berichtet er, wie er dem papierlosen Büro Scan für Scan näher kommt und welche Vorteile digitalisierte Dokumente haben. Sehen Sie im Video, wie das Konzept vom papierlosen Büro mit einem ScanSnap S1500 umzusetzen ist.

Weiterlesen »

Leben und Arbeiten ohne Papier. Geht das überhaupt? Heute können Sie es einfach mal testen. Denn heute ist World Paper Free Day! Ins Leben gerufen von AIIM, der weltweiten Vereinigung von Experten aus dem Bereich Informationsverarbeitung, findet der jährliche Aktionstag zum dritten Mal statt. Eine ganze Reihe von Veranstaltungen und Aktionen wie Tweet-Jams und Diskussionen auf Facebook oder XING nehmen sich heute des Themas an.

Wollen Sie auch bei diesem spannenden Experiment mitmachen? Dann versuchen Sie es heute mal mit diesen drei konkreten Schritten: Weiterlesen »

Der Begriff „revisionssichere Archivierung“ wurde schon 1992 von Dr. Ulrich Kampffmeyer geprägt und gehört zum festen Vokabular der Dokumentenmanagementbranche. In der breiteren Öffentlichkeit taucht er mittlerweile besonders im Zusammenhang mit der neuen Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung auf. Was bislang eher ein Thema für größere Unternehmen war, wird damit auch zunehmend relevant für Kleinunternehmen und alle, die einer Archivierungspflicht für Dokumente unterliegen. Weiterlesen »

Bildquelle: The Economist

Durchschnittlich verbraucht ein Deutscher mehr als sechs 12 Meter hohe Bäume pro Jahr, so die britische Wochenzeitschrift The Economist. Umgerechnet sind das circa 250 Kilo Papier pro Person. Damit liegt Deutschland im weltweiten Vergleich auf dem vierten Platz. Dieselbe Zeitschrift empfahl bereits1980 Unternehmen das „Paperless Office“, um die Produktivität zu steigern. Seitdem hat der globale Papierverbrauch nochmal um die Hälfte zugelegt. Ein Teil davon kann erfreulicherweise durch Recycling kompensiert werden, aber ohne die Zufuhr von frischen Holzfasern funktioniert keine Papierproduktion.

Weiterlesen »

PFU Imaging Solutions stattet ihre Scanner der ScanSnap-Serie ab heute mit einer neuen Funktion aus. Neben Scan-to-Folder, Scan-to-Word oder beispielsweise Scan-to-Email verfügt der Scanner nun auch über die Anwendung Scan-to-Shredder. PFU ist der erste Hersteller, der Anwendern die Möglichkeit bietet, sämtliches Papier umgehend zu entsorgen. Durch intensive Forschung ist es gelungen, auch diesen Arbeitsschritt so anwenderfreundlich wie alle anderen ScanSnap-Funktionen zu gestalten. Einfach den Scan-Knopf drücken, die Shredder-Funktion nutzen und schon kommen Sie dem papierlosen Büro wieder einen Schritt näher. Aber sehen Sie selbst, wie simpel Scan-to-Shredder funktioniert:

Weiterlesen »

Laut Meinungsforschungsinstitut forsa wollen 2012 50 Prozent der Deutschen die eigenen vier Wände verschönern. Auch für das Home Office gilt: Ohne Ordnung kein schöneres Wohnen. Mit Disziplin und der richtigen technischen Ausstattung lässt sich auf jedem Schreibtisch das Chaos beseitigen. Es empfiehlt sich, von Anfang an auf das „papierarme“ Büro zu setzen und wichtige Informationen sofort einzuscannen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Platz und Zeit. Weiterlesen »

Mehr Sport machen, sich gesünder ernähren und vor allem auch endlich Ordnung in die eigenen Dokumente bringen. Zum Jahreswechsel wird sich ein Großteil von uns wieder gute Vorsätze machen. Und alle Jahre wieder dreht sich alles darum, wie das Vorhaben schließlich in die Realität umgesetzt werden kann.

Geht es ums Ordnung schaffen in Ihren Unterlagen, haben wir ein paar Tipps für Sie. Denn Sie kennen das sicher auch: Sie suchen und suchen nach einem einzelnen Dokument nicht? Egal ob als Selbstständiger im Büro oder als Privatperson daheim, nahezu jeden Tag landen neue Rechnungen, Post von der Bank und von Versicherungen oder Belege für die Steuer auf dem Schreibtisch. Oftmals werden sie schnell in der Ablage verstaut, um sie irgendwann in unterschiedliche Ordner einzusortieren – oder sie verstauben einfach langsam. Das Wiederfinden bestimmter Unterlagen gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das geht auch anders. Weiterlesen »