Der ScanSnap gehört zur Kategorie der Dokumentenscanner. Was aber versteht man eigentlich unter einem Dokument? Ursprünglich steht der Begriff für Schriftstücke, die meist mit einer gewissen Beweiskraft einhergehen, also zum Beispiel Urkunden oder amtliche Bestätigungen. Im digitalen Dokumentenmanagement wird jedoch eine Datei, die im Archiv gespeichert ist, als Dokument bezeichnet. Jedes beliebige Papier wird also nach dem Scanvorgang und der Ablage zum Dokument.

Im Dokumentenmanagement steht der Begriff „WORM“ ausnahmsweise mal für eine ungefährliche Sache. Es ist die Abkürzung für „write once read many“ also „einmal schreiben, mehrfach lesen“. Als WORM-Medien werden dementsprechend Datenträger bezeichnet, die lediglich bis zur Kapazitätsgrenze beschrieben und danach nur noch gelesen werden können. So wie ältere Modelle der CompactDisk zum Beispiel. Weiterlesen »

Die Scan-Auflösung ist maßgeblich für die Bildschärfe und somit für die Bildqualität. Die Auflösung ergibt sich aus der Anzahl der Bildpunkte pro Fläche. Diese erfassen Scanner nach einem Rasterverfahren zeilen- und punktweise. Die Abtastdichte – also die Auflösung – wird in dpi (dots per inch, zu Deutsch: Punkte pro Zoll) angegeben. Sie sagt aus, wie viele Punkte auf einem Inch (2,54 cm) enthalten sind. Kurz gesagt, bedeutet dies: Je höher die Abtastdichte, desto besser die Bildqualität. Doch welche Auflösung ist für welche Vorlage optimal? Weiterlesen »

Die Schräglagenkorrektur, auch Deskew genannt, sorgt dafür, dass schief eingelegte und eingezogene Dokumente automatisch am Bildschirm ausgerichtet werden. Über softwarebasierte Bildverbesserungsalgorithmen wird die Lage der auf dem Dokument enthaltenen Information geprüft und mit einem rechtwinklig angelegten Standardformat verglichen. Dabei erkannte Abweichungen werden automatisch korrigiert.

Gemeinsam mit dem automatischen Bildzuschnitt, der dafür sorgt, dass keine störenden schwarzen oder weißlichen Ränder das digitale Dokument umsäumen, stellen Sie sicher, dass Ihre Scans alle gewünschten Daten enthalten und ein professionelles Layout vorweisen.

Auch leere Seiten können sinnvoll sein – zum Beispiel als zusätzliche Rückseite bei doppelseitig bedruckten Unterlagen, als Trennseiten oder als Schlussseite eines Dokuments. Manchmal schleichen sie sich auch ungewollt durch einen Fehleinzug beim Kopieren ein. In jedem Fall sind sie in einem digitalen Dokument überflüssig, wenn nicht gar störend. Viele Dokumentenscanner verfügen daher über die sogenannte „Blank Page Detection“, auf Deutsch auch „Leerseitenerkennung“ genannt. Durch diese Funktion erkennt der Scanner automatisch, wenn sich in einem Dokumentenstapel leere Seiten befinden. Er zieht diese dann zwar durch, fügt sie aber nicht in das digitale Dokument ein. So wird zum einen Speicherplatz gespart und auf der anderen Seite die Lesefreundlichkeit der elektronischen Unterlagen verbessert. Weiterlesen »

Wenn Sie in der Produktbeschreibung Ihres Dokumentenscanners das Kürzel DFD finden, haben Sie eine gute Wahl getroffen. Denn DFD kann Ihnen viel Zeit und unliebsame Überraschungen ersparen. Die drei Buchstaben stehen in diesem Fall weder für das „Datenflussdiagramm“ noch für den „Deutschen Fotodienst“ sondern für „Ultrasonic Double Feed Detection“ oder zu Deutsch Ultraschall-Doppeleinzugserkennung. Diese Funktion verhindert, dass zwei oder mehr Seiten gleichzeitig erfasst werden. Ohne DFD kommt es zu fehlerhaften Abbildungen im digitalen Dokument: Unvollständige oder fehlende Seiten, wenn diese teilweise oder sogar komplett übereinanderliegen, sind dann im Scan keine Seltenheit. Das kann ein simples Ärgernis sein, aber auch weitreichende Folgen haben. Vor allem, wenn das Original nach dem Scan vernichtet wurde. Weiterlesen »

Scan-to-Cloud oder zu Deutsch „Scannen-in-die-Wolke“ nennt man den Vorgang, wenn Dokumente beim Scannen nicht automatisch auf dem Rechner sondern auf einem zentralen Firmenserver oder dem Server eines Internet-Dienstleisters abgelegt werden, so dass sie via Internet jederzeit und von überall zugänglich sind. Dabei können die Dokumente auch direkt in bestimmten Cloud-Anwendungen gespeichert werden. Mit dem ScanSnap ist es zum Beispiel möglich, Dokumente auf Evernote, MobileMe, Google Docs, Sharepoint und weiteren Cloud-Anwendungen zu hinterlegen. So sind die Dokumente nicht nur für den Anwender selbst zugänglich, sondern auch die Kollaboration im Team wird gefördert.

OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet zu Deutsch: „Texterkennung“. Normalerweise erfasst ein Scanner die Dokumentenseiten als Ganzes und stellt sie digital als Bilder dar. Dadurch hat der Anwender nicht die Möglichkeit, einzelne Bestandteile wie Wörter oder Buchstaben umgehend separat zu bearbeiten. Die Texterkennung hingegen konvertiert im Anschluß an den Scanvorgang den Text in maschinenlesbare Wörter und Buchstaben. Weiterlesen »

Eine Trägerfolie oder auch Trägertasche (im Englischen „carrier sheet“ genannt) ist eine transparente Plastikhülle, die zum Scannen sensibler Dokumente verwendet wird. Sehr dünne Papiere, häufig geknickte Unterlagen oder empfindliche Familiendokumente wie alte Fotos und Urkunden, können durch die heute sehr schnell arbeitenden Einzugsmechanismen eingerissen oder anderweitig beschädigt werden. Um dies zu verhindern, werden sie einfach in die Trägerfolie eingelegt und mit dieser gescannt. Die Scanqualität bleibt durch die spezielle Beschaffenheit der Folie unberührt. Außerdem lassen sich mit der Trägerfolie mit einem DIN-A4-Scanner auch DIN-A3-Formate digitalisieren. Dazu wird das DIN-A3-Dokument gefaltet, in die Trägerfolie eingelegt und dann Vorder- und Rückseite eingescannt. Die Software setzt beide Seiten dann automatisch zu einem Dokument zusammen. Die Trägerfolie ist als Scannerzubehör im Fachhandel erhältlich.

ADF steht für „automatic document feeder“, also zu Deutsch „Einzugsscanner“. Im Unterschied zum Flachbettscanner werden beim Einzugsscanner die Dokumente über einen Papierschacht automatisch nacheinander eingezogen. So eignet er sich ideal für das Scannen von größeren Mengen an Dokumenten. Denn hier legt der Anwender den gesamten Papierstapel auf einmal ein und das Gerät arbeitet selbsttätig weiter. Weiterlesen »