Gehören Sie auch zu den Menschen, die ihre Steuererklärung auf den letzten Drücker machen? Dieses Jahr fällt der gefürchtete Stichtag, der 31. Mai, sogar in die Pfingstferien. Und wer will sich schon die Urlaubslaune mit Papierkrieg verderben?

Dabei können Sie den zeitlichen Aufwand für die Steuererklärung deutlich reduzieren, wenn Sie sich im Vorfeld gut organisieren. Drei Dinge sollten Sie dabei beachten:

1. Verwandeln Sie Ihre Unterlagen konsequent schon im laufenden Geschäfts-/Steuerjahr in durchsuchbare PDF-Dateien:

Erfahrungsgemäß erfordert die Suche nach den entsprechenden Nachweisen und Dokumenten die meiste Zeit und Nerven. Laut dem amerikanischen Marktforschungsinstitut Gartner investieren zum Beispiel Büroangestellte täglich durchschnittlich 18 Minuten für die Suche nach einem Papierdokument. Wer konsequent umgehend alle Unterlagen einscannt und archiviert, findet benötigte Dokumente schnell und bequem wieder. Vorausgesetzt alle Dokumente werden beim Scannen in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Wie das mit den Scannern der ScanSnap-Serie funktioniert, haben wir hier beschrieben.

2. Seien Sie vorsichtig beim Vernichten von Originaldokumenten:

Zeit bei der Suche und Platz sparen – das ist der Charme des Digitalisierens. Viele Unterlagen können Sie direkt nach dem Einscannen vernichten und so die Ordner und Regale entlasten. Aber seien Sie vorsichtig. Gerade bei Steuerunterlagen müssen Sie einiges im Original vorhalten und digitalisierte Unterlagen revisionssicher archivieren. Um welche Dokumente es sich dabei handelt, können Sie im Gastbeitrag von David Schüppel von der Koldi Consulting GmbH lesen. Vor allem Verträge, Versicherungspolicen, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente, Bescheide jeder Art (z.B. Steuerbescheide), Zollpapiere, Bilanzen, vorläufige Steuerfestsetzungen und Gerichtsurteile sollten sie keinesfalls vernichten.

3. Achten Sie auf eine gute Qualität der Scans

Beim Einscannen sollten Sie außerdem die Qualität der Scans genau prüfen. Ist die Auflösung ausreichend? Sind alle relevanten Daten und Seiten erfasst? Insbesondere wenn Sie die Unterlagen nach dem Einscannen vernichten, muss die Qualität des Scans so gut sein, dass bei einem Ausdruck alles gut lesbar ist. Wie Sie die optimale Qualität für Ihre Scans einstellen, erfahren Sie hier. Außerdem findet sich auf onlinesteuerrecht.de eine Checkliste, die Ihnen zeigt, was Sie beim Scannen beachten sollten.

Und wenn die Steuererklärung fertig ist, scannen Sie einfach den gesamten Stapel ein. So haben Sie bei Nachfragen alles in einem – durchsuchbaren – Dokument griffbereit und können sich im nächsten Jahr nochmal schnell einen Überblick verschaffen, welche Unterlagen Sie benötigen.

Falls Sie aber doch lieber die Pfingstferien genießen möchten, übergeben Sie den Schuhkarton mit den Unterlagen einfach dem Steuerberater oder – wenn Sie eine private Steuerabrechnung machen müssen – lassen Sie sich von den Profis des Lohnsteuerhilfevereins unterstützen.