OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet zu Deutsch: „Texterkennung“. Normalerweise erfasst ein Scanner die Dokumentenseiten als Ganzes und stellt sie digital als Bilder dar. Dadurch hat der Anwender nicht die Möglichkeit, einzelne Bestandteile wie Wörter oder Buchstaben umgehend separat zu bearbeiten. Die Texterkennung hingegen konvertiert im Anschluß an den Scanvorgang den Text in maschinenlesbare Wörter und Buchstaben. So können die Dokumente nach dem Scannen auch in elektronischer Form nach Stichworten durchsucht werden. Beim Erwerb einer OCR-Software sollte man auf hohe Erkennungsgenauigkeit  und ggfs automatische Reproduktion von Formatierungen  achten, dass sie die einzelnen Buchstaben zuverlässig erkennt, um langwierige Nacharbeiten zu vermeiden.