Dabei können Sie den zeitlichen Aufwand für die Steuererklärung deutlich reduzieren, wenn Sie sich im Vorfeld gut organisieren. Drei Dinge sollten Sie dabei beachten:

1. Verwandeln Sie Ihre Unterlagen konsequent schon im laufenden Geschäfts-/Steuerjahr in durchsuchbare PDF-Dateien:

Erfahrungsgemäß erfordert die Suche nach den entsprechenden Nachweisen und Dokumenten die meiste Zeit und Nerven. Laut dem amerikanischen Marktforschungsinstitut Gartner investieren zum Beispiel Büroangestellte täglich durchschnittlich 18 Minuten für die Suche nach einem Papierdokument. Wer konsequent umgehend alle Unterlagen einscannt und archiviert, findet benötigte Dokumente schnell und bequem wieder. Vorausgesetzt alle Dokumente werden beim Scannen in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Wie das mit den Scannern der ScanSnap-Serie funktioniert, haben wir hier beschrieben.

2. Seien Sie vorsichtig beim Vernichten von Originaldokumenten:

Zeit bei der Suche und Platz sparen – das ist der Charme des Digitalisierens. Viele Unterlagen können Sie direkt nach dem Einscannen vernichten und so die Ordner und Regale entlasten. Aber seien Sie vorsichtig. Gerade bei Steuerunterlagen müssen Sie einiges im Original vorhalten und digitalisierte Unterlagen revisionssicher archivieren. Um welche Dokumente es sich dabei handelt, können Sie im Gastbeitrag von David Schüppel von der Koldi Consulting GmbH lesen. Vor allem Verträge, Versicherungspolicen, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente, Bescheide jeder Art (z.B. Steuerbescheide), Zollpapiere, Bilanzen, vorläufige Steuerfestsetzungen und Gerichtsurteile sollten sie keinesfalls vernichten.

3. Achten Sie auf eine gute Qualität der Scans

Beim Einscannen sollten Sie außerdem die Qualität der Scans genau prüfen. Ist die Auflösung ausreichend? Sind alle relevanten Daten und Seiten erfasst? Insbesondere wenn Sie die Unterlagen nach dem Einscannen vernichten, muss die Qualität des Scans so gut sein, dass bei einem Ausdruck alles gut lesbar ist. Wie Sie die optimale Qualität für Ihre Scans einstellen, erfahren Sie hier. Außerdem findet sich auf onlinesteuerrecht.de eine Checkliste, die Ihnen zeigt, was Sie beim Scannen beachten sollten.

Und wenn die Steuererklärung fertig ist, scannen Sie einfach den gesamten Stapel ein. So haben Sie bei Nachfragen alles in einem – durchsuchbaren – Dokument griffbereit und können sich im nächsten Jahr nochmal schnell einen Überblick verschaffen, welche Unterlagen Sie benötigen.

Falls Sie aber doch lieber die Pfingstferien genießen möchten, übergeben Sie den Schuhkarton mit den Unterlagen einfach dem Steuerberater oder – wenn Sie eine private Steuerabrechnung machen müssen – lassen Sie sich von den Profis des Lohnsteuerhilfevereins unterstützen.

Alles muss raus! Alles?

Nein! Welche Dokumente trotz revisionssicherer Archivierung aufbewahrt werden müssen!

Einer der großen Vorteile einer revisionssicheren Belegarchivierung ist die Tatsache, dass die Belege und Dokumente anschließend vernichtet werden können. Doch Vorsicht! In einigen Fällen ist eine Belegvernichtung nicht möglich. Hier können Sie zwar revisionssicher ablegen und die Vorteile, die sich hinsichtlich der Suchzeit ergeben auch nutzen, aber der Shredder muss in diesen Fällen aus bleiben. Unterscheiden können wir dabei zwei Fälle.

1. Dokumente die generell im Original aufzubewahren sind

Darunter fallen beispielsweise alle Verträge, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente. Auch Policen müssen im Original aufbewahrt werden. Es wäre fatal im Schadensfall der Versicherung mitteilen zu müssen, dass die Originalpolice vernichtet wurde. Das Gleiche gilt auch für die folgenden Dokumente:

- Bescheide (z.B. Steuerbescheide)

- Zollpapiere

- Bilanzen

- vorläufige Steuerfestsetzungen

- Gerichtsurteile

2. Dokumente, die aufgrund der momentanen Situation im Original aufzubewahren sind

Dies bezieht sich auf Belege und Dokumente, die normalerweise mit vernichtet werden dürfen. In den aufgezählten Situationen sollte davon Abstand genommen werden:

- Sollte eine Betriebsprüfung gerade laufen oder in Kürze geplant sein, dann sollte für alle Belege der betreffenden Jahre die Papierform vorgehalten werden.

- Das Gleiche gilt für Dokumente, die Gegenstand von anhängigen steuer-, straf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungsverfahren sind.

- Ebenso ist es für Papiere, die für noch zu bearbeitende Anträge benötigt werden, notwendig, dass die Originale aufbewahrt werden.

Um genau zu sein, muss noch ein dritter Fall genannt werden. Grundlage für die Belegvernichtung ist ein revisionssicheres Archiv, welches eine anerkannte Zertifizierung nach PK-DML vorweisen kann. Ist der Arbeitsplatz nicht Teil dieser Zertifizierung, so dürfen auch die Dokumente, die dort gescannt wurden nicht vernichtet werden.

Die obige Aufzählung von Fällen, in denen eine Vernichtung nicht zulässig ist, umfasst einen großen Teil der relevanten Fälle. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich in jedem Fall eine Einzelprüfung durchzuführen.

Mehr Infos unter: http://www.buchhaltung-online.biz

Viele Grüße
David Schüppel

Um das Scanergebnis zu verbessern, kann der Anwender in diesem Fall eine sogenannte Blindfarbe festlegen. Ist das Papier zum Beispiel rot, wird “rot” zur Blindfarbe bestimmt. Damit wird festgelegt, dass alle „roten“ Informationen nicht digitalisiert werden. Dazu tastet der Scanner die Vorlage mit einer roten Lampe ab. So erkennt er nur noch Elemente, die nicht rot sind. Natürlich funktioniert dies auch mit den anderen Primärfarben blau und gelb. Mit Hilfe der Blindfarbe lassen sich beim Scannen nicht nur Hintergrundfarben, sondern zum Beispiel auch vorgedruckte Linien oder Rahmen auf Formularen und Fragebögen ausblenden. Die gescannten Dateien können damit stärker komprimiert werden und lassen sich besser mit OCR und ICR weiterverarbeiten.

Das „Intelligente“ daran: Aufgrund von semantischen Zusammenhängen korrigiert die Software selbstständig als fehlerhaft erkannte Zeichen, so dass der Benutzer dies nicht mehr nachträglich von Hand machen muss. Liest die ICR-Software etwa beim Wort “Bruch” das “u” als “a” und möchte daraus “brach” machen, dann wird über den semantischen Zusammenhang dieser Fehler vermieden. Die Software erkennt zum Beispiel, dass an dieser Stelle nur ein Substantiv sinnvoll ist und korrigiert somit die fehlerhafte Texterkennung.

Und so gehen Sie vor:

1. Klicken Sie mit Rechtsklick auf das Icon des ScanSnap Manager in der Symbolleiste.

2. Klicken Sie mit der Maus auf „Verbrauchsmaterialien überprüfen…“.

3. Folgendes Dialogfenster öffnet sich:

Neben „Alle Scans“ – also der Anzahl aller bisher erstellen Scans – sehen Sie auch, wie viele Scans mit der von Ihnen benutzen Einzugsrolle und Papierseparations-Einheit schon gemacht worden sind. Rechts daneben werden Ihnen grobe Richtwerte angezeigt, ab wann Sie das jeweilige Verbrauchsmaterial austauschen sollten. Sobald Sie die Einzugsgrolle oder die Papierseparations-Einheit – wie im Handbuch unter “Verbrauchsmaterialien“ beschrieben – ausgetauscht haben, können Sie die Angabe mit einem Klick auf „Zurücksetzen“ aktualisieren.

Bildquelle: The Economist

Durchschnittlich verbraucht ein Deutscher mehr als sechs 12 Meter hohe Bäume pro Jahr, so die britische Wochenzeitschrift The Economist. Umgerechnet sind das circa 250 Kilo Papier pro Person. Damit liegt Deutschland im weltweiten Vergleich auf dem vierten Platz. Dieselbe Zeitschrift empfahl bereits1980 Unternehmen das „Paperless Office“, um die Produktivität zu steigern. Seitdem hat der globale Papierverbrauch nochmal um die Hälfte zugelegt. Ein Teil davon kann erfreulicherweise durch Recycling kompensiert werden, aber ohne die Zufuhr von frischen Holzfasern funktioniert keine Papierproduktion.

Dabei ließe sich der Papierverbauch oft reduzieren. Deshalb möchten auch wir am heutigen Tag des Baumes [Link zu http://de.wikipedia.org/wiki/Tag_des_Baumes] die Bedeutung des Waldes für uns und die Umwelt nochmals ins Bewusstsein rufen. Die Produktion von Papier vernichtet nicht nur wertvollen Baumbestand und somit den Lebensraum einer Vielzahl von Tierarten, sondern ist auch in der Herstellung eine Belastung für die Umwelt. Laut WWF fällt bei der Produktion von einer Million Tonnen Papier fast dieselbe Menge CO2 an. Und der Papierhunger der Welt wächst weiter – in den nächsten zehn Jahren wird der Papierkonsum von 400 auf 500 Millionen Tonnen ansteigen. Bereits heute werden über 40% der weltweit industriell gefällten Bäume zu Papier verarbeitet. Dies erhöht den Druck auf die (Ur-)Wälder natürlich enorm. Auch wenn in deutschen Städten bei jedem Wohngebäude ein Altpapiercontainer steht, muss uns bewusst sein, dass zum Beispiel in Indonesien nach wie vor Regenwald abgeholzt wird, um unseren Hunger nach Papier zu stillen.

Die Natur würde also erheblich von einem reduzierten Papierverbrauch profitieren. Und die Möglichkeiten, an dieser Stelle „abzuspecken“ sind besser denn je. Dokumente jeder Art lassen sich heute ausschließlich digital produzieren, verteilen und bearbeiten. Schnelle, handliche Scanner und Cloud-Lösungen machen zudem das Kopieren von Unterlagen fast unnötig. Warum steigt dann der Papierverbrauch dennoch ständig weiter an? Vielleicht, weil die Technik ihren vollen Nutzen erst entfalten kann, wenn wir auch unser Bewusstsein und Verhalten ändern. Erst wenn wir keine E-Mails und Unterlagen „zur Sicherheit“ mehr ausdrucken oder Informationsmaterial für andere Personen kopieren, die sie gar nicht benötigen, können wir den Kahlschlag aufhalten. Testen Sie es doch heute: Überlegen Sie, bevor Sie drucken oder kopieren, ob Sie das Dokument nicht auch einscannen und digital weiterverarbeiten können.

Aber Holz steckt nicht nur in Papier. Es steckt auch in Verpackungen, Hygienepapieren oder Möbeln. Wir bei Fujitsu haben es uns beispielsweise zur Aufgabe gemacht, „Green IT“ zu leben und besonders auf umweltschonende Verpackung, etwa aus Recycling-Papier und biologisch abbaubare Hardwarekomponenten zu achten. Der WWF hat letztes Jahr eine Aktion für den Wald ins Leben gerufen, auf die wir gerne auch 2012 nochmals als Anregung verweisen: 11 Schritte, die sehr viel bewirken können. 

Über den ”Tag des Baumes”:

Der Tag des Baumes hat eine lange Tradition und wurde am 27. November 1951 von den Vereinten Nationen eingeführt. In Deutschland fand der Tag des Baumes erstmals am 25. April 1952 statt: Bundespräsident Theodor Heuss und der Präsident der Schutzgemeinschaft Deutscher Wald, Bundesminister Robert Lehr, pflanzten im Bonner Hofgarten einen Ahorn. Der Tag des Baumes wird jedes Jahr im April mit Feierstunden begangen. Er soll die Bedeutung des Waldes für den Menschen und die Wirtschaft im Bewusstsein halten.